Intensivseminar | Grundlagen des Arbeitszeitmanagements

Der Personaleinsatz entscheidet primär über Qualität und Wirtschaftlichkeit der Dienstleistungen in Sozialunternehmen. Nur wenn die Personalressourcen zur richtigen Zeit am richtigen Ort in der benötigten Menge und Qualifikation bereitstehen, können Leistungsanforderungen erfüllt, Personalschlüssel eingehalten und Wirtschaftlichkeit gewährleistet werden. Individualisierte, personenzentrierte Leistungen für Kundinnen und Kunden sowie Auslastungsschwankungen erfordern eine hinreichende Flexibilisierung des Personaleinsatzes. 
Neben den betrieblichen Anforderungen sind die Bedürfnisse der Mitarbeitenden zu berücksichtigen. Ein gutes, verlässliches Dienstplan- bzw. Ausfallmanagement ist für die Zufriedenheit der Belegschaft und die Arbeitgeberattraktivität von höchster Bedeutung.
 
Im Seminar werden zunächst die wesentlichen gesetzlichen, vertraglichen und tariflichen Rahmenbedingungen des Personaleinsatzes und Arbeitszeitmanagements (Basis: Geltungsbereich der AVR DD und des MVG EKD) für ausgewählte Berufsgruppen beleuchtet. Danach werden Konzeptbausteine für die strategische Gestaltung des Arbeitszeitmanagements im Unternehmen vorgestellt, diskutiert und deren Anwendbarkeit auf das eigene Unternehmen eruiert. Sodann schließt sich ein Praxisbericht über die Umsetzung des Arbeitszeitmanagements in einem großen VdDD-Mitgliedsunternehmen an.
 
Darstellung und Diskussion der Themen erfolgen kompakt im Überblick, ohne bei einem Aspekt zu sehr in die Tiefe zu gehen. Die Workshop- und Reflexionsphasen bieten Raum, um Fragestellungen der Teilnehmenden zu diskutieren bzw. die Anwendbarkeit auf das eigene Unternehmen zu reflektieren.

Agenda: 
 
09.10.2025
 
ab 09.30 Uhr
Eintreffen
 
10.00 Uhr
Begrüßung, Warmup
 
Modul 1: Gesetzliche, vertragliche und tarifliche Rahmenbedingungen zur Arbeitszeit (Geltungsbereich AVR DD - für ausgewählte Berufsgruppen)

• Wesentliche Vertragstypen (Vollzeitarbeitsverhältnis, Teilzeitarbeitsverhältnis, GfB-Verträge, Abrufverträge, stichwortartig werden auch Hinweise zu FSJ, BFD, kurzfristiger Beschäftigung sowie Ausbildung / Praktika gegeben)
• Wesentliche Bestimmungen des Arbeitszeitgesetzes
• Regelmäßige Arbeitszeit, Anpassungsmöglichkeiten
• Urlaubsregelung
• Arbeitszeitkonten, Auf- und Abbau, Ausgleichszeiträume
• Unterschied Mehrarbeit / Überstunden
• Einspringprämien sowie Zeitzuschläge
• Bereitschaftsdienste und Rufbereitschaft
• Exkurs (stichwortartig): Arbeitszeitregelungen in besonderen Schutzgesetzen (z.B. Schwangerschaft, Schwerbehinderung)
• Möglichkeiten und Grenzen der Verlängerung oder Verkürzung der Arbeitszeit bei den unterschiedlichen Vertragstypen bei schwankendem Arbeitsanfall

Michael Scheer, Referent für Arbeits- und Tarifrecht, VdDD
 
Workshop A: Herausforderungen, Konfliktfelder und Lösungsansätze aus der Praxis (gesetzliche, vertragliche und tarifliche Rahmenbedingungen)
 
12.45 Uhr
Mittagspause
 
Modul 2: Arbeitszeit- und Dienstplanmanagement
 

• Herausforderungen und Erfolgsfaktoren des Arbeitszeit- und Dienstplanmanagements
• Analyse und Definition der Aufbau- und Ablauforganisation: Analyse der Tagesablaufstruktur, Identifikation zeitkritischer und verschiebbarer Tätigkeiten, Definition des Qualifikationsmix
• Methoden der Personalbedarfsberechnung und -bemessung: Verfügbarkeitsplanung und Nettojahresarbeitszeit, Berechnung der Personalbedarfe in Abhängigkeit der Finanzierungsbedingungen, Instrumente der Personalsteuerung (prospektiv/retrospektiv)
• Instrumente des Ausfallmanagements: Ermittlung des Personalkontingents für die Ausfallkompensation, langfristig planbares Ausfallmanagement, kurz- und langfristiges Krankheitsausfallmanagement
• Methoden der Dienstplanung: Brutto- vs. Nettoplanung, auslastungsabhängige Personalsteuerung

Artjom Khritchenko, Seniorberater, rosenbaum nagy unternehmensberatung GmbH
     
Workshop B: Herausforderungen, Konfliktfelder und Lösungsansätze aus der Praxis, Anwendbarkeit auf das eigene Unternehmen (Arbeitszeit und Dienstplanmanagement)
  
Abschluss des ersten Tages, Lessons Learned
 
17.30 Uhr 
Ende des ersten Tages
 
18.30 Uhr
Möglichkeit zum Come-together
 
 
10.10.2025
 
09.00 Uhr
Begrüßung, offene Themen zum Vortag
 
Fortsetzung Modul 2: Arbeitszeit- und Dienstplanmanagement
 

• Herausforderungen und Erfolgsfaktoren des Arbeitszeit- und Dienstplanmanagements
• Analyse und Definition der Aufbau- und Ablauforganisation: Analyse der Tagesablaufstruktur, Identifikation zeitkritischer und verschiebbarer Tätigkeiten, Definition des Qualifikationsmix
• Methoden der Personalbedarfsberechnung und -bemessung: Verfügbarkeitsplanung und Nettojahresarbeitszeit, Berechnung der Personalbedarfe in Abhängigkeit der Finanzierungsbedingungen, Instrumente der Personalsteuerung (prospektiv/retrospektiv) 
• Instrumente des Ausfallmanagements: Ermittlung des Personalkontingents für die Ausfallkompensation, langfristig planbares Ausfallmanagement, kurz- und langfristiges Krankheitsausfallmanagement
• Methoden der Dienstplanung: Brutto- vs. Nettoplanung, auslastungsabhängige Personalsteuerung

Artjom Khritchenko, Seniorberater, rosenbaum nagy unternehmensberatung GmbH
 
Modul 3: Mitbestimmung (Geltungsbereich MVG EKD) zur Arbeitszeit

• Mitbestimmung bei der Dienst- bzw. Einsatzplanung
• Mitbestimmung bei kurzfristigen Änderungen des Personaleinsatzes

Michael Scheer, Referent für Arbeits- und Tarifrecht, VdDD
 
Workshop C: Herausforderungen, Konfliktfelder und Lösungsansätze aus der Praxis (Mitbestimmung)
 
12.40 Uhr
Mittagspause
   
Modul 4: Praxis- und Erfahrungsbericht: Umsetzung des (strategischen) Arbeitszeitmanagements am Beispiel des Evangelischen Johanneswerks

• Organisation des Arbeitszeitmanagements (zentrale, dezentrale Aufgaben)
• Einheitlicher Rahmen vs. Handlungsspielräume der Dienstplanverantwortlichen, Unterschiede zwischen den Hilfefeldern
• Organisation der Mitbestimmung
• Organisation des Ausfallmanagements
• Nutzung von Software, Tools
• Bedürfnisse, Trends bzw. innovative Ansätze bezüglich der Arbeitszeitgestaltung einschl. erkennbare Auswirkungen auf Personalgewinnung und -bindung

Philip Winterholer, Referent Stabsabteilung Personalmanagement, Evangelisches Johanneswerk gGmbH
 
Workshop D: Praxis- und Erfahrungsbericht, Anwendbarkeit auf das eigene Unternehmen
 
Abschlussworte, Lessons Learned
 
15.00 Uhr
Ende der Veranstaltung
 
 
 

Anmeldung:

Falls Sie an der Veranstaltung am 09. & 10. Oktober 2025 teilnehmen möchten, ist eine Anmeldung über das Veranstaltungstool "YVE-Tool" möglich: Anmeldung

Dort finden Sie auch die Teilnahmebedingungen und weitere Informationen, beispielsweise zum Datenschutz.

Kontakt: 
 
Veranstalter: Bundesverband diakonischer Einrichtungsträger V3D gGmbH, Invalidenstr. 29, 10115 Berlin
 
Fragen zur Anmeldung: Lara Kleineidam, anmeldung@v3d.de, 030 - 88 47 170 - 10
Inhaltliche Fragen: Rolf Baumann, rolf.baumann@v3d.de, 030 - 88 47 170 - 12